Desarrollo estructural de la organización

Una paradoja importante que enfrenta la psicología organizacional consiste en que las grandes trasformaciones en el logro de los objetivos dependen, comúnmente, de la habilidad de determinadas personas para redefinir la manera en que se debe trabajar, más que esfuerzos aislados por generar esos resultados manteniendo las reglas del juego, sin embargo, el desempeño de estas personas depende al mismo tiempo de condiciones sistémicas, ya que el diseño estructural de una organización tiene repercusiones verdaderamente importantes, tanto en los estados de ánimo de los miembros, como en la manera en que interactúan, apoyándose o confrontándose. En lo anterior radica la importancia del diseño organizacional.

Este diseño consiste en definir las áreas y los niveles que deberán componer la organización, las interacciones de los mismos, sus diferentes componentes, así como la manera en que se establecerán los roles y puestos en general y las formas en que éstos serán valuados. Este proceso debe reunir varias características como: permitir la ágil interacción de las diferentes áreas y niveles; evitar las duplicidades de funciones; establecer pocos niveles organizacionales, permitir que cada empleado de la organización se sienta importante; y mantener el mínimo control necesario sobre el desempeño del trabajo, a fin de asegurar la coordinación requerida.

Para identificar las áreas que compondrán una estructura es importante recordar que los procesos fundamentales que rigen el diseño estructural por áreas son: 1) la producción o transformación de materiales; 2) la comercialización de sus productos y servicios; 3) la investigación y el desarrollo de nuevos productos y servicios; 4) el financiamiento; 5) el desarrollo de la organización, y 6) el desarrollo del personal que integra la empresa. Cuando se desea impulsar una función específica dentro de una institución, lo más recomendable es crear un elemento estructural.

El desarrollo estructural contribuye de tres maneras a la articulación de los diferentes elementos organizacionales:

·         Permitiendo que se establezcan líneas de interacción, mediante dependencias directas y dependencias indirectas (staff). Estas se crean cuando el ocupante de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento especializado con otro puesto o grupo de puestos.

·         Creando comités o equipos interdisciplinarios formales y permanentes cuya influencia afecte a varios departamentos. Este mecanismo propicia una mayor participación de los empleados en las decisiones que puedan llegar a afectarlos.

·         Formando estructuras de tipo matricial. Las cuales son las que aseguran una mejor representatividad de los intereses e ideas de todos los empleados en las decisiones que puedan llegar a afectarles.

En lo que respecta a la determinación de los niveles organizaciones, en las últimas décadas se ha enfatizado la importancia de crear estructuras organizacionales más bien planas dado que las estructuras desarrolladas dentro de este concepto logran un mayor compromiso de los niveles operativos pues, al carecer de nivel supervisor, ellos tienen que asumir la responsabilidad de laborar en forma armoniosa y productiva.

El diseño de las estructuras debe contemplar también la repartición de los roles; es posible considerar que en una organización existen cuatro roles fundamentales:

1.    Productor. Se refiere fundamentalmente al papel que deben desempeñar muchos puestos de la organización para conseguir rápidamente los resultados esperados.

2.    Administrador. Es quien debe mantener los controles en la organización; se encarga de llevar los registros y memorias, así como de implementar los procedimientos y procurar su cumplimiento.

3.    Creativo. Es responsable de la búsqueda de nuevas alternativas o de la innovación.

4.    Integrador. Tiene como principal propósito atender a las personas que conformar la organización, procurando que se integren a la misma, formen equipos de trabajo y desarrollen buenos estilos de liderazgo.

Estos roles nunca se presentan de forma pura, es decir, cualquier puesto posee siempre una combinación de los cuatro.

Otro factor importante que debe tomarse en cuenta en el diseño de estructuras es la madurez organizacional de la empresa, ésta depende de la manera en que se logre conjuntar flexibilidad y una tendencia a establecer controles y mecanismos de normatividad. Toda organización pasa por etapas de desarrollo similares a aquellas por las que pasa todo ser humano, comenzando por su nacimiento, momento en que las organizaciones tienden a ser muy flexibles y orientadas al logro de resultados; la adolescencia de las organizaciones está caracterizada por intentos de establecer cierta normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso, expansión en el mercado y conatos de luchas; la madurez organizacional se distingue por un adecuado equilibrio en la estructura, donde se siguen manteniendo pocos niveles, flexibilidad en los cambios, así como una fuerte preocupación por mantener el cuidado de las personas que la integran, impulsando el trabajo en equipo y la corresponsabilidad en el logro de los resultados.

En cuanto a la definición de los puestos en una estructura, éstos se definen en función de las cargas de trabajo, de los niveles de automatización y del grado de especialización que se desea que mantengan entre sí. El proceso con que se debe definir el número de puestos que integrarán una estructura es el siguiente:

1.    Analizar la visión y la misión del negocio.

2.    Explicar el plan estratégico.

3.    Identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos clave que se pretende afectar con esa o esas áreas.

4.    Elaborar los flujos de operación, políticas, procedimientos y roles.

5.    Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura.

6.    Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Por otra parte, valuar un puesto consiste en identificar las características de las tareas que se exigen al mismo y determinar cuánto es el pago que corresponde a ellas; generalmente, los factores que tienen mayor peso en las valuaciones de puestos son los que se refieren a los aspectos psicológicos de las personas. De alguna forma, esto es percibido por las personas como una valoración de sí mismos, de ahí que los manuales y las tecnologías empleados para este fin se mantengan generalmente en secreto.